Система планирования закупок
В процессе осуществления закупочной деятельности каждое предприятие сталкивается с множеством задач, которые необходимо решать максимально оперативно и эффективно. Без использования специализированных информационных систем управления закупками делать это достаточно проблематично.
От того, насколько эффективно выстроена и автоматизирована система планирования и обеспечения предприятия необходимыми, качественными ресурсами, во многом зависит эффективность производственной деятельности и бизнеса в целом.
Сбор потребностей
Если предприятие имеет развитую филиальную сеть или у него множество подразделений, то собрать потребности с каждого подразделения, обработать их и ничего не упустить становится довольно трудоемкой работой. Добавив к этому разницу в часовых поясах, получим проблему коммуникации между филиалами и центром.
Автоматизация процесса сбора и формирования потребностей в информационной системе позволит закупать точно в срок те материалы/работы/услуги, которые действительно необходимы.
Если головное подразделение в Калуге только начинает работать, то сотрудники в Хабаровске в это время уже могут заканчивать рабочий день. А ведь еще надо задать множество вопросов для уточнения «что же именно, когда и сколько им этого надо?». Такие «уточнения», как правило, проводятся по телефону и занимают массу времени. Знакомая ситуация?
Согласование плана закупок
После формирования потребностей их необходимо консолидировать и свести в единый годовой комплексный план закупок (ГКПЗ). В случае если номенклатура состоит из тысяч позиций, формирование ГКПЗ «ручным» способом растягивается на 2-3 месяца.
Автоматизация функции консолидации потребностей позволяет объединить идентичные по номенклатуре закупки и сформировать план закупок на основании консолидированных потребностей. Далее план закупок проходит автоматическое сопоставление с выделенным бюджетом, поэтапное согласование и утверждение. Этапы согласования зависят от организационной структуры предприятия/холдинга.
О системе
В процессе осуществления закупочной деятельности каждое предприятие сталкивается с множеством задач, которые необходимо решать максимально эффективно. Одной из таких важных задач является планирование закупок. Планирование – это необходимое и обязательное условие существования каждого современного предприятия и успешного бизнеса.
Зачем планировать закупки?
Цель планирования закупок – своевременная поставка необходимого товара (продукции) высокого качества. И от того на сколько эффективно выстроен процесс планирования и обеспечения предприятия необходимыми и качественными ресурсами, во многом зависит и эффективность производственной деятельности и, соответственно, бизнеса в целом.
Основные преимущества решения
При использовании в своей работе системы «iTender Планирование» ваше предприятие получает следующие преимущества:
1
Повышение контроля над процессом планирования закупок на любом этапе и уровне компании:
Сокращение накладных расходов при планировании.
Снижение ошибок и рисков в планировании.
Чёткая формализация бизнес-процессов.
Повышение управляемости процесса поставок.
Обеспечение качественных и своевременных поставок.
2
3
4
5
Возможности системы «iTender Планирование»
Формирование годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ) с поддержкой следующих функциональных возможностей:
- – Формирование номенклатурных потребностей структурных подразделений.
- – Формирование лотов двух типов: со спецификациями, наполняя позициями из потребностей структурных подразделений и лотов без спецификаций (которые будут наполнены позднее).
- – Автоматическое формирование плана закупок: на основании созданных лотов в системе автоматически формируется план закупок.
- – Поэтапное многопользовательское согласование годовой программы закупок как целиком, так и отдельных его позиций (лотов).
Изменение/ корректировка плана закупок с поддержкой функциональных возможностей:
- – Формирование заявок на корректировку ГКПЗ.
- – Согласование заявок на корректировку ГКПЗ.
- – Согласование скорректированной ГКПЗ.
Формирование и проведение процедуры закупки (в модуле iTender Закупки)
Ведение истории изменений. Контроль объёма закупок у субъектов малого и среднего предпринимательства на всех этапах работы с планом закупок.
Формирование аналитической отчетности.
Обеспечивает контроль процессов формирования и исполнения плана закупок. Формирование отчетности в режиме реального времени позволяет руководителю получать актуальную информацию по исполнению плана, что поможет принять соответствующие качественные управленческие решения для исправления сложившейся ситуации.
Надежное хранение огромных объемов информации.
Эффективный доступ к информации в соответствии с полномочиями пользователя. Инструменты визуального контроля процесса формирования и исполнения плана, календарь событий. Интеграция с внутренними системами предприятия и внешними ресурсами, например с ЕИС (223-ФЗ, 44-ФЗ). Интеграция с торговыми площадками.
Импорт документов (интеграция) из учетных систем (1C) для подтверждения исполнения контракта/договора.
Настройка системы без программирования. Все основные функции системы могут быть настроены в визуальном редакторе непосредственно администраторами организации без привлечения программистов компании-разработчика. В частности, к настройкам относятся: маршруты согласования, роли и права пользователей и другие параметры.
iTender Планирование уже внедрили:
Мосводоканал
Москоллектор
