Среди задач, которые ежедневно решает практически любая организация — рост и максимизация прибыли, а также эффективное управление всеми затратами предприятия.
Юров Александр, заместитель генерального директора компании Фогсофт, рассказал порталу finam.info как грамотно организованная закупочная деятельность позволяет сократить операционные расходы, соответственно, увеличить прибыль практически любого предприятия.
Хорошие компании стараются больше зарабатывать и меньше тратить, держа все под контролем. В лучшие времена они наращивают «жирок», а во времена кризисов, чтобы их безболезненно пройти, моментально этот «жирок» сбрасывают.
Сокращение расходов
В свою очередь, грамотно организованная закупочная деятельность позволяет в среднем сократить операционные расходы на 5% —20% и, соответственно, увеличить прибыль практически любого предприятия. Остается только наладить закупочный процесс, оптимизировав все его составляющие. Своим многолетним практическим опытом в области автоматизации закупочной деятельности предприятий коммерческого и государственного сектора я сейчас и поделюсь.
Конкурентные закупки
У большинства средних и крупных компаний среди затрат закупки занимают существенное место. Например, добывающие, металлургические и другие компании, закупают специализированное оборудование и сырье. Для ритейла это поставка продуктов питания, продовольственных товаров. У каждой отрасли — свой перечень закупок.
Чаще всего закупочный процесс, если он налажен на предприятии, начинается с создания годового плана закупок, который обязательно утверждается руководством компании. Далее создается конкурсная документация, проводятся торги, победитель которых становится поставщиком.
Закупки можно выполнять традиционным бумажно-волокитным способом или использовать современный подход e-Procurement, автоматизируя свою закупочную деятельность с помощью электронной торговой площадки (ЭТП). По сути, ЭТП — это Интернет-ресурс, посредством которого можно осуществлять сделки в качестве, как покупателя, так и продавца. То есть помимо закупок, например, у крупных предприятий всегда есть то, от чего они избавляются – это может быть оборудование, которое отработало срок службы или автомобили, когда происходит плановое обновление автопарка.
Как заработать на закупках
Компания достаточно легко может получить дополнительную прибыль за счет автоматизации своей закупочной деятельности. ЭТП, благодаря высокой конкуренции, гарантирует снижение начальной стоимости закупки от 5% до 20%. Цифра будет зависеть от сферы деятельности компании. 5%—7% могут быть справедливы для некоторых наукоемких предприятий, заказывающих узко-специализированное оборудование, число поставщиков которого ограниченно. В медицине, например, такое не редкость.
Но, надо сказать, это усредненные показатели экономической эффективности. Обращусь к конкретным цифрам. По итогам размещения государственного заказа за 1 квартал 2012 года бюджет Ульяновской области сэкономлен по различным позициям на 6%, 9,4% и 22,7%. В прошлом году «НПО «Сатурн» сэкономило 8,5%.
Существует еще множество примеров. В 2010 году «Ленэнерго» на выполнении работ по реконструкции одного из своих объектов сэкономила 39%, «МРСК Сибири» на работах по модернизации систем телемеханики — 26%, а «Автоваз» на поставке оборудования IP-телефонии — 15%.
Если компания проводит закупки на огромные суммы, то даже небольшой процент экономии — большие деньги. К примеру, за 2011 год «Тюменьэнерго» сэкономила 10%, что в абсолютном выражении составило 2,4 млрд. руб. или за тот же период «Росатом» сэкономил 9%, что в абсолютном выражении составило 17 млрд. 338 млн. руб. Впечатляет, не правда ли?
Опять же цифры будут различны для пользователей сторонних и собственных площадок, причем посреднические ЭТП не всегда будут выигрывать в данном вопросе.
Экономия по плану
Правильно организованная закупочная деятельность — четко сформированный план закупок, прозрачно и безошибочно реализуемый в соответствии с экономическими приоритетами компании. Электронная торговая площадка позволяет просчитать возможности экономии заблаговременно, получив объективную статистическую информацию. Так, на базе данных, собираемых в системе ЭТП, можно узнать статистику по поставщикам, по проценту снижения стоимости от начальной цены, ценовым и сезонным колебаниям, провести ABC-анализ и так далее. Сезонность — вообще очень важный показатель, позволяющий вовремя провести выгодную закупку, например, не по максимальным, а по минимальным ценам в течение года.
Сегодня заказчики электронных торговых площадок, в основном, ограничиваются базовой статистикой о числе проведенных торгов и величине снижения от начальной стоимости тендера. К сожалению, более детальными отчетами пользуются в меньшей степени. Почему? Скорее всего, связано это с тем, что электронные торги — отрасль достаточно молодая. К тому же, думаю, руководство зачастую мало пользуется различными техническими новшествами в силу своей загруженности бесконечными и, безусловно, важными делами. Впрочем, популярность подробной статистики — вопрос времени.
Кто от этого выиграет
Оптимизация закупочной деятельности интересует и руководство, и акционеров не только как средство извлечения дополнительной прибыли. Прозрачные закупочные процедуры повышают капитализацию компании. Данную задачу собственная электронная торговая площадка может решить в полной мере.
С другой стороны, всё предприятие должно понимать, что увеличение прибыли компании ведет к росту заработной платы ее сотрудников. Да и в целом, атмосфера раздражения от некачественно организованной закупочной деятельности, пронизывающая все предприятие, не имеет сторонников. Сколько примеров, когда заявку подали, а она потерялась или закупили не то или не в том количестве, да и других недоразумений связанных с человеческим фактором немало. В электронных закупках все в единой системе, где каждый участник закупочного процесса может максимально контролировать буквально все: на каком этапе находятся торги, когда и что будет или было закуплено и многое другое. То есть электронные закупки позволяют сделать черный ящик прозрачным.
Первый шаг
Для компании, серьезно задумавшийся о создании собственной электронной торговой площадке, одним из первых шагов станет выбор разработчика. Здесь важно не ошибиться.
В России, тех, кто действительно специализируется на создании ЭТП — единицы (всего 3 — 4 организации), однако на отечественном рынке присутствует довольно много компаний, знающих лишь азы автоматизации закупочных бизнес-процессов.
Поэтому лучше, конечно, начать с общения с компанией-разработчиком, спросить про дальнейшие необходимые шаги. В итоге вы должны абсолютно ясно представлять весь процесс с момента заключения договора и до момента, когда вы сможете сказать «у нас ЭТП работает в штатном режиме уже 3 месяца». Если вы разговариваете с экспертами, то такая картинка сложится очень быстро, вот тогда-то и можно начинать работу.